Zo omzeil je de 5 grootste tijdverspillers op kantoor

Voor de meeste mensen op kantoor is het iedere dag weer een race tegen de klok. De mensen die het beste werk leveren zijn dan ook diegene die het beste met tijd omgaan. Als een volleerde ninja slagen sommige collega’s erin om iedere valkuil van tijdverspilling te ontwijken. 

Perfectionisme

Niets kost zoveel tijd als eindeloos aan één taak werken. Bepaal dus duidelijk voor iedere taak wat ‘goed genoeg’ is. Zodra je dit bereikt hebt, ga je verder met je volgende taak.

Een sterk kernprincipe dan ook: uitdagen – besluiten – uitvoeren. Een perfectionistis iemand die steeds blijft uitdagen, in plaats van na het besluit te focussen op de uitvoering.

Als je de neiging hebt om oneindig aan bepaalde taken te werken kun je het tegenovergestelde proberen: maak eerst een schets en laat het dan even rusten. Even later kun je het werk vlot afmaken.

Rework: fouten herstellen

Het herstellen van een fout is per definitie dubbel werk en dus pure verspilling. Of zoals de Amerikaanse basketbalspeler en coach, John Wooden zei: “Als je al geen tijd hebt om het goed te doen, wanneer ga je dan tijd hebben om het opnieuw te doen?” Zorg dus dat je alles in één keer goed doet. Een goede focus en concentratiehelpen daarbij.

Bij het nemen van besluiten geldt: zorg dat alle mensen met inspraak direct betrokken zijn en baseer het besluit opobjectieve informatie zoals statistieken. Zo voorkom je dat andere belanghebbenden later een beslissing omkeren, of dat nieuwe informatie zorgt dat je weer een stap terug moet nemen.

Collega’s die iets komen vragen of onverwachte bezoekers

Dit is een gevoelig onderwerp waarbij het er vooral op aankomt dat je de verwachtingen van collega’s (en vooral de beruchte tijdvampieren onder hen) goed managet. Hieronder staan een aantal concrete suggesties:

• Durf ‘nee’ te zeggen. “Sorry, ik help je graag maar ik ben nu even bezig. Is het goed als ik over een halfuur bij je langsloop?”
• Kies vaste tijdstippen waarop je beschikbaar bent voor vragen en geef deze door aan de belangrijkste vragenstellers in je omgeving.
• Plan een afspraak met iemand die vragen aan je wil stellen. Dan kan hij of zij zich voorbereiden en kun jij er rekening mee houden in je planning.
• Kies een kalme werkplek. Je kunt bijvoorbeeld een kantoortje reserveren om je in afzondering te kunnen concentreren op een taak.
• Draag een hoofdtelefoon. Dit is een duidelijk signaal dat je even niet aanspreekbaar bent.
• Wees niet bang om een gesprek af te breken: “Sorry, maar ik moet weer verder. Heb ik je vraag voldoende beantwoord?”

Noodgevallen

Overhaaste acties maken problemen alleen maar erger. Denk dus altijd rustig na voordat je actie neemt. Een paniekerige email die op een foute aanname is gebaseerd kost niet alleen veel mensen tijd, het is ook gênant.

Verzamel feiten en statistieken, en benoem vervolgens verschillende opties om met het noodgeval om te gaan. Zo voorkom je dat met een foute aanname of overhaaste actie het noodgeval nog erger gemaakt wordt.

Emails

Eén van de meest tijdrovende taken is het verwerken en versturen van emails. Ik kan uit mijn hoofd al drie collega’s opnoemen die er schaamteloos voor uitkomen: “Stuur mij maar geen emails, want die gaan verloren in mijn overvolle inbox.”

Een paar simpele dingen die je kunt doen om minder tijd kwijt te zijn aan emails:

• Bedenk je of het sturen van een email wel nodig is
• Bekijk je inbox alleen op tijden die je vooraf bepaald hebt
• Sluit iedere dag af met een (vrijwel) lege inbox
• Stel een goed emailarchief samen